Algemene Voorwaarden

Algemene voorwaarden. Waar is dat voor, moet ik die ook, wat moet ik ermee, hoe kom ik daar aan en hoe gebruik ik die dan? De wettelijke bepalingen zijn complex en ook de rechtspraak is er nog niet uit. Het onderstaande geeft de hoofdlijnen weer. Uw specifieke situatie kan anders zijn dus laat u goed adviseren.

Inleiding
Algemene voorwaarden zijn bepalingen die, als het goed wordt gedaan, onderdeel zijn van elke overeenkomst die u als ondernemer aangaat. Allerlei zaken die voor uw bedrijfsvoering van belang zijn, kunt u opnemen in de voorwaarden. Een aantal van die zaken is ook wettelijk geregeld. Zo mag een ondernemer zijn aansprakelijkheid richting de consument niet teveel beperken en is sinds maart 2013, op basis van Europese wetgeving, in Nederland wettelijk geregeld dat de betalingstermijn voor bedrijven maximaal 60 dagen is. Overigens moeten overheidsinstanties hun facturen binnen 30 dagen betalen. Maar er blijven nog een heleboel zaken over die je als ondernemer wel zelf in je algemene voorwaarden kan regelen. Als u goederen verkoopt kan u bijvoorbeeld een eigendomsvoorbehoud in uw voorwaarden zetten zodat het eigendam van uw goederen pas overgaat op de koper als die de factuur volledig heeft betaald en u kunt de wijze van betaling en incasso, garanties, zekerheden en bijvoorbeeld overmachtsituaties opnemen. Algemene voorwaarden voorkomen dat u steeds opnieuw in onderhandeling moet treden over praktische en financiële afspraken. Daarnaast zorgen heldere afspraken voor een sterkere rechtspositie en beperking van de risico’s. Ook is het hanteren ervan een teken van professionaliteit.

Informatieplicht
De meeste mensen kennen algemene voorwaarden als iets waar je akkoord mee gaat zonder ook maar een letter te lezen; “het zal wel goed zijn”. Dat laatste is in de praktijk vaak niet het geval. Veel ondernemers ‘lenen’ de voorwaarden van een andere ondernemer die ongeveer hetzelfde doet en passen die zelf aan. Dat gaat niet altijd helemaal goed. Overigens is de vraag of de voorwaarden worden gelezen niet van belang. Voor het correct hanteren van algemene voorwaarden moet u zich aan twee, te onderscheiden, zaken houden:

  • Het van toepassing verklaren van de algemene voorwaarden;
  • Het ter beschikking stellen van de algemene voorwaarden.

Die laatste, het ter beschikking stellen (ook wel informatieplicht), blijkt in de praktijk nog erg lastig. Er gelden verschillende regels voor verschillende ondernemers en situaties. Zo kan het voorkomen dat u geen informatieplicht heeft, namelijk als uw afnemer een ondernemer is met meer dan 50 werknemers, maar meestal heeft u wel informatieplicht en dan is het de vraag hoe u aan die plicht kan voldoen. Sommige ondernemers kunnen middels een hyperlink verwijzen naar een webpagina waar hun voorwaarden staan, andere ondernemers kunnen hun voorwaarden elektronisch aanbieden (in een pdf bij een e-mail) en weer andere moeten de voorwaarden fysiek toesturen.

Wanneer heb ik als ondernemer voldaan aan de informatieplicht?
Moet ik de voorwaarden op mijn briefpapier zetten, is het voldoende om onderaan elke e-mail in kleine lettertjes in de disclaimer te schrijven dat mijn voorwaarden van toepassing zijn, bij de KvK deponeren, de klant de voorwaarden op verzoek toesturen, de voorwaarden meesturen met de factuur of met de orderbevestiging of is het voldoende om ze op mijn website te zetten en te verwijzen naar de website?

In de meeste gevallen kunt u het beste uw voorwaarden samen met bijvoorbeeld uw offerte, dus voordat een overeenkomst is bereikt, in een pdf bestand, in een e-mail (later aantoonbaar), aan uw klant sturen en in de e-mail uw klant laten weten dat u algemene voorwaarden hanteert (het van toepassing verklaren) en dat ze bij de e-mail in de bijlage zitten ter inzage (informatieplicht). U kunt in die e-mail bijvoorbeeld ook schrijven dat als hij of zij akkoord gaat met de offerte, u ervan uitgaat dat hij of zij ook akkoord gaat met de bijgevoegde voorwaarden. Zo heeft u de meeste zekerheid dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn. De uitzondering is wanneer u geen dienstverrichter in de zin van de EU-dienstenrichtlijn bent (ondernemers die audiovisuele diensten verrichten zoals fimlproductiemaatschappijen) en de overeenkomst niet elektronisch tot stand is gekomen, terwijl uw wederpartij niet heeft ingestemd met elektronisch toesturen. In dat geval moet u de voorwaarden per post sturen en als dat ook niet mogelijk is dan moet u uw voorwaarden fysiek ter inzage leggen en op verzoek opsturen. Hier vindt u een heel handig schema: Terhandstelling van algemene voorwaarden in overzicht | Partner in kennis.

Webshops
Als het gaat om een webshop dan de klant de voorwaarden op het scherm aanbieden en akkoord laten gaan voordat deze iets kan bestellen.

Ik ben vergeten de algemene voorwaarden aan de klant te sturen.Wat nu?
Wanneer u vergeet de algemene voorwaarden aan uw klant te sturen dan kan uw klant uw algemene voorwaarden vernietigen (artikel 6:233 BW) en kunt u zich niet op uw algemene voorwaarden beroepen. U kunt het beste alsnog de voorwaarden aan de klant sturen en vragen of deze akkoord gaat. Als de klant accepteert zijn ze alsnog van toepassing.

Doet u internationaal zaken?
Als u internationaal zaken doet is het ook zeker van belang een aantal zaken helder te hebben en de toepassing van de voorwaarden van uw buitenlandse handelspartner uit te sluiten middels uw eigen voorwaarden. Als de voorwaarden van uw buitenlandse handelspartner wel van toepassing zijn is waarschijnlijk ook het recht van dat land van toepassing. Dus bij een conflict zal u in het land van uw buitenlandse handelspartner moeten procederen dus zal u een advocaat in dat land in de arm moeten nemen en waarschijnlijk veel moeten reizen. Dat is voor u niet handig en zeer kostbaar.

Mijn klant maakt ook gebruik van algemene voorwaarden. Wat nu?
Wie eerst komt, eerst maalt. Van toepassing zijn die voorwaarden van de partij die als eerste de ander duidelijk laat weten dat zijn voorwaarden van toepassing zijn, die voorwaarden ook ter hand stelt (bijv. in een email naar de klant stuurt) en de toepasselijkheid van andere voorwaarden uitsluit. Het is dus van belang om de klant zo snel mogelijk uw voorwaarden toe te sturen.

Hoe kom ik aan algemene voorwaarden?
Zoals de KvK al eens in een stuk in ‘Wet & Regelgeving’ schreef: “ga niet zelf lopen knutselen”. Iedereen kan algemene voorwaarden van het internet plukken en die zelf een beetje aanpassen: “joh, dat gaat al jaren goed”, hoor je dan zeggen. Totdat het misgaat en dan gaat het vaak echt mis en sta je met lege handen. De risico’s worden vaak onderschat. Wij maken ze graag voor u op maat of checken de voorwaarden die u nu gebruikt en dat hoeft echt niet veel te kosten.

Voorkomen is veel goedkoper dan genezen!